Il PRIME COST è il dato che devi conoscere per la tua attività horeca

Hai notato, specie in questi ultimi tempi, come un'attività horeca sia difficile da gestire. Ma, per capirlo, non occorre di certo un genio, questo lo sai bene.

Se la tua attività horeca ha avuto a che fare con menu di scarsa qualità, servizi lenti a causa della riduzione del personale, allora ha anche sentito un trillo odioso: il campanello d'allarme. Il problema, però, ha una soluzione: ridurre i costi. Già, certo, come? Analizzando e abbattendo il prime cost.

Che cos’e il prime cost

Il prime cost, o costo principale, è la somma totale del costo della tua manodopera e del costo dei prodotti. Con la Formula Prime Cost puoi capire quanto ti viene a costare la tua attività horeca e, di conseguenza, puoi gestire e raccogliere i fondi che ti servono per mantenerla.

In altre parole, in base al prime cost conosci quanto di dieci euro che entrano in cassa va al tuo staff e quanto al magazzino. Di conseguenza, proprio in base a queste spese, puoi ricentrare il tuo obiettivo, ridurre i costi e ricavarne un profitto.

Riassumendo: costo delle materie prime (food and beverage) + costo del personale = prime cost

Il costo delle materie prime

Chiamala materie prime, chiamala food and beverage, chiamala COGS (cost of goods gold), questa prima voce dell'addizione è, in soldoni, il prodotto che vendi al cliente.

Il costo del personale

Nella seconda voce del prime cost trovi lo stipendio dei dipendenti più le tasse, l'assicurazione, gli sconti e i benefit a loro riservati.

Perché bisogna tenere sotto controllo il prime cost

Adesso che hai chiare le componenti del prime cost, passiamo ai motivi per cui non puoi perderlo di vista.

Il prime cost può variare

A questo punto avrai capito che il prime cost costituisce anche la spesa più sostanziosa. Peccato che questo budget non sia mai lo stesso, anzi. Il prime cost viene influenzato da un po' di fattori come l'aumento dei prezzi del fornitore, la stagione o le dimissioni di un dipendente.

Un buon controllo del prime cost aumenta il cash flow

Quando monitori il prime cost hai sempre davanti l'andamento delle tue spese e, di conseguenza, puoi decidere tempestivamente come gestire il tuo denaro. Evitando gli sprechi con alcuni accorgimenti riuscirai ad aumentare il tuo cash flow.

Il prime cost ottimizza la redditività della tua attività horeca

Ormai è chiaro: tenere sotto controllo i costi principali ti permette di accorgerti subito se qualcosa non va come dovrebbe. In questa maniera comprendi anche se per la tua attività horeca c'è la possibilità di un margine di profitto.

Come calcolare il prime cost

Rivediamo assieme la Prime Cost Formula per calcolarla in modo esatto:

Costo delle materie prime + costo del personale = prime cost

Facile, vero? Ma non abbiamo ancora finito. Perché, per dare un senso a questo dato, devi stabilire la percentuale del prime cost in base alle tue entrate. Vediamo come arrivarci.

1. Calcola il costo delle materie prime

Prima di tutto, determina il valore dei prodotti durante uno specifico periodo di tempo. Puoi farlo con queste tre voci:

• il tuo inventario iniziale, la quantità di food and beverage di cui già disponi in un determinato periodo di tempo;
• gli acquisti, la quantità di cibo e di bevande che hai comprato nello stesso periodo di tempo;
• il tuo inventario finale, cioè la quantità di prodotti rimasti alla fine del periodo che hai preso in esame.

Quindi, se hai iniziato con un inventario di 10.000 € e hai acquistato 2.000 € di materie prime, finendo con un inventario di 7.000 €, qual è la media del costo delle materie prime?
Risolviamo la domanda come un normale problema di matematica.

(Inventario iniziale 10.000 € + acquisti 2.000 €) - inventario finale 7.000 € = 5.000 €, il costo delle materie prime.

2. Calcola il costo del personale

Dividi ora il costo del personale in base:

• alle ore di lavoro maturate dal tuo staff nel periodo esaminato;
• al costo orario dei tuoi dipendenti.

Ed ecco:

Costo orario * ore di lavoro = costo del personale

Nel dubbio, chiedi al tuo commercialista. Infatti devi comprendere tasse, assicurazione e tutti i benefit del tuo staff.

3. Calcola la percentuale del prime cost

Siamo arrivati al dunque. Perciò, riprendiamo la Formula Prime Cost:

costo delle materie prime + costo del personale = prime cost

Ora non resta che trovare quanto il prime cost ci costa in base alle vendite:

(prime cost/vendite totali) * 100 = percentuale del prime cost

Download il modello in Excel del Prime cost

Il prime cost ideale

A questo punto fai bene a chiederti: qual è la migliore percentuale del prime cost?

Sotto il 60%, meglio ancora il 55%. Se scende sotto la soglia del 50% significa che qualcosa non va nei tuoi servizi: la qualità del cibo è scadente o ne rimettono i clienti oppure lo staff... Se supera il 70%, non hai margine di profitto e potresti prepararti a chiudere la tua attività horeca.

Come ridurre il prime cost

Come ridurre i costi e rimanere sotto il 60%?

Purtroppo non ci sono regole fisse e ogni attività horeca ha esigenze diverse. Tuttavia, puoi tenere a mente questi accorgimenti:

• fai rientrare il costo dei prodotti tra il 25%-35% delle vendite e il costo dello staff tra il 20%-35%. Monitora scorte e stipendi con il POS ed evita i furti in magazzino chiudendolo a chiave.
• Calcola il prime cost settimanalmente, a partire da inizio anno.
• Abbatti i costi del cibo confrontando i prezzi dei fornitori. Evita gli sprechi con contenitori e piatti standard. Scrivi per ciascun piatto gli ingredienti, la grammatura e lo scarto.
• Semplifica il menu togliendo ciò che nessuno ordina;
• Programma i turni dei tuoi dipendenti in base al numero di presenze che ti aspetti.

Ora che hai chiaro cos'è il prime cost e hai qualche idea su come ridurre i costi, non ti resta che cominciare a monitorare le spese della tua attività horeca.

Download il modello in Excel del Prime cost